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Directeur de la publication : Thomas KRETZSCHMAR en qualité de Président de Prefikar
Editeur :
PREFIKAR au capital de 5.279.700 euros, ayant son siège social au 27 Avenue Carnot, 91300 Massy, société enregistrée à Evry (France) sous le numéro 440 575 652.
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Siège social : 2 rue Kellermann - 59100 Roubaix - France
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Autres :
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Par ailleurs, si vous désirez nous adresser une réclamation et ainsi manifester votre mécontentement auprès de nos services, vous pouvez écrire à : reclamations@prefikar.com .
Votre réclamation sera traitée dans un délai de 5 jours. Toutefois, si une réponse ne pouvait vous être apportée dans ce délai, un courrier vous sera adressé afin de vous informer du traitement de votre réclamation, du délai probable nécessaire à la résolution de votre dossier.
Politique de protection des données à caractère personnel
La présente politique, intitulée « Politique Prefikar en matière de protection des données à caractère personnel » (ci-après « la Politique ») a pour objet de formaliser les règles internes concernant l’application au sein de la société Prefikar et ses filiales ; Alpha Scale, Alpha Scale France, de la règlementation Informatiques et Libertés (Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD). Prefikar SAS est une société au capital de 5.279.700 euros, ayant son siège social au 27 Avenue Carnot, 91300 Massy, est enregistrée à Evry (France) sous le numéro 440 575 652.
Prefikar est signataire des BCR, les "Binding Corporate Rules" accessibles à cette URL dans leur dernière version.
La présente politique s’applique à l’ensemble des utilisateurs de données à caractère personnel au sens de la réglementation Informatique et libertés et de la présente politique, au sein de l’Entreprise. La Politique est valable pour tous les traitements réalisés par Prefikar, et ses filiales, qu’il s’agisse de son site Internet, de la gestion de sinistres confiées par ses Clients, de la gestion de produits et services informatiques fournies à ses Partenaires et Clients ou encore de la gestion de ses responsabilités d’employeur à l’égard de ses salariés.
Prefikar a désigné auprès de l’autorité compétente, la CNIL, son Délégué de Protection des Données (DPD ou DPO), en la personne de M. WEBER DEFRANCE Nicolas. Cette désignation a été effectuée en date du 18 septembre 2020 pour Prefikar, Alpha Scale et Alpha Scale France directement auprès de la CNIL.
Il est possible de contacter le délégué à la protection des données de Prefikar aux coordonnées suivantes :
- Par courrier électronique : donnees.personnelles@prefikar.com
- Par voie postale : Nicolas Weber Defrance, 27 Avenue Carnot, 91300 Massy
Les missions et tâches du délégué à la protection des données (DPO) désigné par Prefikar sont, au moins, les suivantes :
- Informer et conseiller le responsable du traitement ou le sous-traitant ainsi que les employés qui procèdent au traitement sur les obligations qui leur incombent en vertu de la législation en vigueur en matière de protection des données ;
- Contrôler le respect de la législation en vigueur et des règles internes de Prefikar concernant la protection des données à caractère personnel, y compris en ce qui concerne la répartition des responsabilités, la sensibilisation et la formation du personnel participant aux opérations de traitement, et les audits s'y rapportant ;
- Dispenser des conseils, sur demande, en ce qui concerne l'analyse d'impact relative à la protection des données et vérifier l'exécution de celle-ci ;
- Coopérer avec l'autorité de contrôle ;
- Faire office de point de contact pour l'autorité de contrôle sur les questions relatives au traitement, y compris la consultation préalable et mener des consultations, le cas échéant, sur tout autre sujet.
Prefikar prend les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et afin que les serveurs hébergeant les données personnelles traitées empêchent, dans toute la mesure du possible :
- Les accès ou modifications non autorisés à ces données ;
- L'usage inadéquat ou la divulgation de ces données ;
- La destruction illégale ou la perte accidentelle de ces données.
La sécurité physique des données à caractère personnel est assurée par :
- La limitation de données existante sous forme physique, Prefikar intègre au maximum une démarche de dématérialisation des données en évitant leur impression et stockage physique,
- La sécurisation des locaux de l’entreprise Prefikar pour tout risque de destruction des données personnelles ; incendie, vol, casse, etc.
- La sécurisation des données existante sous forme physique, au travers de locaux d’archives sécurisés et dont les accès sont restreints à des catégories spécifiques de collaborateurs dont les missions font qu’ils doivent pouvoir y accéder.
La sécurité informatique des données à caractère personnel est assurée par :
- La mise en place d’un système d’information et de télécommunication sécurisé,
- Le chiffrement des données à caractère personnel,
- La gestion d’accès logiques basés sur des groupes d’utilisateurs et sur le principe du moindre privilège,
- L’exécution d’une politique de mot de passe robuste avec 12 caractères alpha numérique, 1 caractère spécial, et un changement tous les 180 jours,
- La mise en place d’une traçabilité et historisation des actions touchant des données à caractère personnelle,
- La mise en place d’une politique régulière de purge des données à caractère personnel passée le délai de conservation renseigné,
- Etc.
L'accès aux renseignements personnels est strictement réservé aux collaborateurs et collaborateurs de sous-traitants qui ont besoin d'y accéder afin de les traiter. Toute personne disposant de cet accès est soumise à de strictes obligations de confidentialité. Elle est en outre susceptible de faire l'objet de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement en cas de manquement à ces obligations.
A cet égard, les employés de Prefikar qui ont accès à ces données, sont soumis à une obligation stricte de confidentialité. En plus de l’obligation de confidentialité les collaborateurs de Prefikar réalisent chaque année une formation e-learning sur la Sécurité et la Protection des données afin de vérifier leurs connaissances sur ces sujets. Un score minimum de 90% de bonnes réponses est requis pour obtenir la certification en matière de Protection des données personnelles, il en est de même pour la partie Sécurité.
Enfin la Politique Prefikar de Sécurité des Systèmes d’Information définissant les règles d’utilisation et de fonctionnement du Système d’Information de Prefikar est remise à tous les collaborateurs et signée par ces derniers.
Une violation de données à caractère personnel au regard de la réglementation Informatique et Libertés est une violation de la sécurité générant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données.
- Par divulgation, on entend la communication en interne de données à caractère personnel, réservées uniquement aux personnes autorisées.
- Par accès non autorisé, on entend la communication de données à caractère personnel vers l'extérieur de l'entreprise à des tiers non autorisés.
En cas de violations de données à caractère personnel, Prefikar informera la CNIL dans les meilleurs délais et si possible dans un délai de 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance. A cette fin, Prefikar s’est doté d’une procédure spécifique et mise à la disposition de tous ses salariés pour assurer la bonne gestion d’une potentielle violation. Lorsque la violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et les personnes concernées, Prefikar informera la personne concernée.
La collecte des données par la société Prefikar est, en tout temps, réalisée en respectant les principes de loyauté, licéité et de légalité.
- L’Utilisateur est informé, lors de la collecte, des éléments suivants :
- Les coordonnées du responsable de traitement et, le cas échéant, celles de son représentant ;
- Les coordonnées du Délégué à la protection des données (DPO) ;
- Les finalités du traitement et la base juridique du traitement ;
- Les intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers lorsque ces intérêts légitimes sont la condition de licéité du traitement ;
- Les destinataires ou catégories des destinataires des données ;
- La durée de conservation des données à caractère personnel ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
- L’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractères personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données ainsi que du droit de définir les directives relatives au sort de leurs données après leur décès ;
- Lorsque le traitement est fondé sur le consentement de la personne concernée, de l’existence du droit de retirer son consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ;
- Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle ;
- La question de savoir si l’exigence de fourniture de données à caractère personnel à un caractère règlementaire ou contractuel ou si elle conditionne la conclusion d’un contrat et si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel, ainsi que sur les conséquences éventuelles de la non-fourniture de ces données ;
- De l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.
Les informations sont fournies au sujet ; directement, au moment de la collecte ou préalablement, et en précisant clairement les coordonnées du service compétent auprès duquel peuvent être exercés les droits.
La mise en œuvre au sein des entités de Prefikar de tout nouveau traitement sur l’ensemble de la chaîne de service, que ce soit à destination des salariés ou des clients des entreprises, passe au préalable par le Comité « Privacy by design » composé du Délégué à la Protection des Données (DPO) puis est validé par le Comité Exécutif (COMEX). Cette validation permettant de garantir les bases de loyauté, licéité, minimisation et exactitude des traitements réalisés par Prefikar.
Par son activité Prefikar ne traite aucune donnée à caractère personnelle dite « sensible », c’est en plus pour cela que Prefikar s’interdit toute collecte de données à caractère personnel faisant apparaître les éléments suivants :
- Origine raciale ou ethnique,
- Opinion politique,
- Convictions religieuses,
- Appartenance syndicale,
- Données génétiques,
- Données biométriques,
- Vie sexuelle ou orientation sexuelle.
Prefikar respecte les principes clés du Règlement Général sur la Protection des Données, et notamment le droit à la rectification. Tout sujet a le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes ou incomplètes.
Chaque demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité valide (i.e. carte nationale d’identité, passeport, permis de conduire).
Toutefois, ce dernier ne sera pas toujours réclamé selon les circonstances de la demande de rectification.
- Si l’erreur provient de Prefikar qui a collecté l’information, la correction sera effectuée sans demande de justificatif d’identité.
- Si ces données à caractère personnel ont été transmises à un tiers, le responsable du traitement en informe celui-ci qui procède sans délai à la rectification.
La demande de rectification doit respecter la procédure de demande de droit interne à Prefikar, lorsqu’il s’agit d’un salarié ou être adressée directement au délégué à la protection des données (DPO) lorsqu’il s’agit d’un sujet externe (client, salarié de sous-traitant, etc.).
Le délégué à la protection des données peut être contacté aux coordonnées suivantes :
- Par courrier électronique : donnees.personnelles@prefikar.com
- Par voie postale : Nicolas Weber Defrance, 27 Avenue Carnot, 91300 Massy
Prefikar conserve les données personnelles des sujets durant toute la durée nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies, à titre d’exemple en ce qui concerne le traitement des factures durant une période de 10 (dix) ans conformément à l’article L123-22 du Code de commerce. Tous les traitements disposent d’une durée de conservation des données personnelles qui leurs sont propres, selon le cadre légal et les recommandations émises par la CNIL. Les périodes de conservation des données à caractère personnel peuvent être consultées directement dans le registre des traitements de Prefikar.
Prefikar peut également continuer à détenir des données personnelles concernant le sujet désinscrit, y compris toute correspondance ou demande d'assistance adressées au Prefikar, afin de pouvoir répondre à toutes questions ou plaintes qui lui seraient adressées, et afin de se conformer à toutes les lois applicables, notamment en matière fiscale ou dans le cadre d’autres prescriptions légales.
Afin d’exercer ses droits, le sujet adresse une demande écrite, accompagnée d'une copie de sa carte d'identité ou de son passeport, au délégué à la protection des données (DPO) :
- Par courrier électronique : donnees.personnelles@prefikar.com
- Par voie postale : Nicolas Weber Defrance, 27 Avenue Carnot, 91300 Massy
Prefikar fera alors le nécessaire pour satisfaire à cette demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux (2) mois, selon la complexité de la demande.
Chaque sujet concerné par un traitement réalisé par Prefikar a le droit de demander la confirmation que des données à caractère personnel le concernant font ou non l’objet d’un traitement et lorsque c’est le cas, l’accès auxdites données ainsi que les informations suivantes :
- Les finalités du traitement ;
- Les catégories de données traitées ;
- Les destinataires auxquels les données sont communiquées ;
- Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d’un Etat non-membre de l’Union européenne ;
- La durée de conservation ;
- L’existence du droit de demander au responsable de traitement la rectification ou l’effacement des données à caractère personnel, ou une limitation du traitement ou le droit de s’opposer ;
- Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
- La source des données quand les données ne sont pas collectées auprès de la personne ;
- L’existence d’une prise de décision automatisée y compris un profilage.
Le sujet a le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes ou incomplètes. En principe, cette demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité valide. Toutefois, ce dernier ne sera pas toujours réclamé selon les circonstances de la demande de rectification.
- Si l’erreur provient de Prefikar qui a collecté l’information, la correction sera effectuée sans demande de justificatif d’identité.
- Si ces données à caractère personnel ont été transmises à un tiers, le responsable du traitement en informe celui-ci qui procède sans délai à la rectification.
Prefikar permet à chaque sujet d’exprimer son opposition, à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel la concernant, y compris un profilage. Prefikar informe tout destinataire auquel il a transmis les données visées de l’opposition exprimée.
Tout sujet a le droit d’obtenir l’effacement de données à caractère personnel la concernant, sur présentation d’un justificatif d’identité, lorsque :
- Celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- La personne concernée retire son consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique audit traitement ;
- La personne concernée s’oppose au traitement ;
- Celles-ci ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
- Celles-ci doivent être effacées pour des raisons légales ;
- Celles-ci ont été collectées dans le cadre de l’offre de service de l’information aux enfants.
Ce droit ne s’applique pas dans la mesure où le traitement est nécessaire :
- A l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ;
- Pour respecter une obligation légale ;
- Pour des motifs d'intérêt public dans le domaine de la santé publique ;
- A des fins archivistiques, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ;
- A la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Tout sujet peut exiger la limitation du traitement de ses données à caractère personnel afin que celles-ci ne soient pas utilisées en dehors des traitements prévus ou ne soient pas cédées à des tiers. Cette demande ne nécessite pas la transmission d’un justificatif d’identité. Cette limitation peut être notamment obtenue en cas de contestation de l’exactitude des données, de formulation d’un droit d’opposition, face à un traitement illicite ou pour défendre ses droits en justice.
Tout sujet concerné a le droit de recevoir les données à caractère personnel le concernant qu'elle a directement fournies à Prefikar, sur présentation d’un justificatif d’identité. Les données doivent être reçues dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
L’intéressé a alors le droit de transmettre ces données ou d’exiger sa transmission à un autre responsable du traitement, lorsque :
- le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat ;
- le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés.
Chaque sujet est informé qu’il dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de Commission Nationale de l'informatique et des Libertés (CNIL) dont l’adresse de contact est la suivante :
CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
- Adresse : 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
- Tél : 01 53 73 22 22
- Fax : 01 53 73 22 00
Dans le cadre de l’exécution de ses traitements en tant que responsable de traitement, ou en agissant en tant que sous-traitant, Prefikar et ses filiales, peut être amené à réaliser des transferts de données à caractère personnel. Chacun de ces transferts est documenté et figure inscrit dans le registre des traitements de Prefikar. Pour toute question quant à un transfert il convient de se rapprocher du Délégué à la Protection des Données (DPO) par e-mail : donnees.personnelles@prefikar.com
Prefikar privilégiera en tout temps le transfert de données au sein de son territoire, la France, et dans une plus large mesure les pays de l’espace Economique Européen. Chaque sujet dont les données personnelles sont transférées peut connaître en tout temps la localisation desdits transferts en consultant le registre de traitement de Prefikar mis à disposition.
Lorsque Prefikar ne peut circonscrire les transferts de données uniquement au sein de l’Espace Economique Européen (EEE), alors l’entreprise et ses filiales peut être amenée à réaliser des transferts internationaux. Chacun de ces transferts sera documenté et contractualisé en bonne et due forme notamment au travers de clauses contractuelles types (CCT). Les clauses contractuelles types (CCT) sont des engagements écrits entre les parties qui peuvent servir de base aux transferts de données de l'UE vers des pays tiers en prévoyant des garanties appropriées en matière de protection des données. Les CCT ont été approuvées par la Commission européenne et ne peuvent pas être modifiées par les parties qui les utilisent. De telles clauses ont également été approuvées pour les transferts de données vers des pays autres que le Royaume-Uni et la Suisse. Prefikar utilise les CCT pour les transferts de données lorsque cela est requis. Chaque sujet dont les données personnelles sont transférées peut connaître en tout temps la localisation desdits transferts en consultant le registre de traitement de Prefikar mis à disposition.
Les pays vers lesquels les données sont transférées sont :
France : Sauvegarde des données
Maroc : Opérations et traitement et gestion de dossiers
Australie, Canada, Inde, Japon, Philippines, Singapour, USA : Support technique plateforme
Île-Maurice, Madagascar : Développement
Sujet
Traitement
Données
Localisation données
Durée de conservation
Tous Clients
Gestion sinistre
Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'immatriculation, numéro VIN, adresse e-mail
Australie, Canada, Inde, Japon, Philippines, Singapour, USA
Date de règlement sinistre +5 ans
Clients :
AXA, Direct Assurances
Déploiement sinistre
Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'immatriculation, numéro VIN, adresse e-mail
Maroc
Date de règlement sinistre +5 ans
Clients, Salariés Prefikar, Salariés sous-traitants,
Enregistrement des appels à des fin d’audit & de qualité
Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'immatriculation, numéro VIN, adresse e-mail
France
30 jours après date d’appel
Tous Clients, Salariés Prefikar
Amendes véhicules de prêt
Nom, prénom, permis de conduire, adresse
France, Irlande
Date de clôture +3 ans
Tous Clients
Réclamations et incidents
Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'immatriculation, numéro VIN, adresse e-mail, coordonnées bancaires
EEE
Date de clôture réclamation +5 ans (garantie)
Si facture date de règlement +10 ans
Tous Clients
Facturation
Nom, prénom, numéro d'immatriculation,
Maroc, EEE
Date de règlement sinistre +10 ans
Tous Clients
Garantie des réparations
Nom, prénom
Australie, Canada, Inde, Japon, Philippines, Singapour, USA
Date de règlement sinistre +5 ans
Tous Clients
Support et développement
Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'immatriculation, numéro VIN, adresse e-mail
Maroc, Ile Maurice
Date de règlement sinistre +5 ans
Tous Clients, Salariés Prefikar, Salariés de sous-traitant
Analyse de données
Clients : Numéro d’immatriculation, code postal service à domicile
Salariés et salariés de sous-traitants : nom, prénom
France
Date de règlement sinistre +5 ans
Utilisateurs site Internet Prefikar
Envoi d’un formulaire de recrutement
Nom, prénom, e-mail
France
Date d’envoi + 1 an
Salariés Prefikar
Ressources humaines
Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, banque BIC/IBAN, situation personnelle, numéro sécurité sociale, date de naissance, permis de conduire, diplômes, situation médicale
France, Espagne
Fin de contrat de travail +5 ans
Salariés Prefikar
Mutuelles
Nom, prénom, adresse, banque BIC/IBAN, situation personnelle, numéro sécurité sociale, date de naissance, ayants droits (mutuelle famille)
France
Fin du contrat de travail
Salariés Prefikar
Notes de frais
Nom, prénom, localisation de la dépense effectuée, banque BIC/IBAN
France, Espagne, Allemagne
date paiement +10 ans
Tous Clients, Salariés de partenaires
Suivi des travaux via application mobile
Clients : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’immatriculation, numéro VIN, adresse e-mail
Salariés de partenaires : nom, prénom
France, Allemagne, Royaume-Uni
Date de règlement sinistre +5 ans
Prefikar considère les données personnelles comme des informations confidentielles. Elle ne les communiquera pas à des tiers dans des conditions autres que celles spécifiées par la Politique, et ce pour atteindre les objectifs visés et définis dans ses traitements ou dans les conditions dans lesquelles la loi l'y oblige.
L’accès aux données, outre celui réservé au responsable de traitement des données et à ses employés comme indiqué avant peut, dans certains cas, être octroyé à certaines catégories de destinataires externes, telles que les fournisseurs de services techniques, les services de messagerie, les fournisseurs d’hébergement, les entreprises informatiques, les conseils juridiques, les services de marketing. Nous pouvons par ailleurs communiquer des données personnelles avec tout autre tiers qui peut être impliqué dans un incident ou une réclamation que nous traitons.
La liste mise à jour de ces destinataires peut être demandée à tout moment au Responsable de traitement.
La communication de ces informations aux personnes précitées devra, en toutes circonstances, être limitée à ce qui est strictement nécessaire ou requis par la réglementation applicable.
Prefikar est amenée à modifier et adapter la présente Politique de protection des données à caractère personnel, notamment afin de respecter toute nouvelle législation et/ou règlementation applicable, les recommandations de la CNIL en France, les lignes directrices, les recommandations et les bonnes pratiques du Comité européen de la protection des données et les décisions des cours et tribunaux en la matière. Il est recommandé de consulter régulièrement la Politique en se référant à la date de la dernière modification indiquée à l’entête du présent document.
La validité, l’interprétation et/ou l’exécution de la Politique sont soumises au droit français, dans toute la mesure permise par les règles de droit international privé applicables.
En cas de litige relatif à la validité, l’interprétation ou l’exécution de la Politique, les juridictions françaises sont exclusivement compétentes, dans toute la mesure permise par les règles de droit international privé applicables.
Avant d’entreprendre toute démarche visant à la résolution judiciaire d’un différend, le sujet et Prefikar s’engagent à tenter de résoudre celui-ci à l’amiable. A cette fin, ceux-ci prennent d’abord contact l’un avec l’autre, avant d’avoir recours, le cas échéant, à la médiation, à l’arbitrage, ou à tout autre mode alternatif de résolution de différends.